Guide til valg af EDI system

Behovsafdækning

Start med at afgøre det behov du vil have dækket.

• Skal du kun fakturere dine kunder elektronisk, og er disse kun offentlige kunder?
  Hvis ja, er en simpel EDI løsning, der blot behøver at sende via NemHandel, nok for dig. Læs evt. mere om iedi.online platformen, som er udviklet til nemt, hurtigt og simpelt brug.
• Skal du fakturere alle dine kunder elektronisk?
  Hvis ja, er det værd at undersøge, om det er en fleksibel løsning der bedst kan betale sig, eller om du skal have en standard EDI løsning med mulighed for at tilkøbe ekstra moduler efter behov fra f.eks. iedi.online.
• Skal du modtage eller sende elektroniske ordrer til og fra dine kunder via EDIFACT?
  Hvis ja, kan du nøjes med en VANS løsning. Du kan læse, hvad en VANS løsning er i vores artikel “Hvad er EDI?”.
• Skal du modtage ordrebekræftelser og fakturaer fra dine leverandører?
  Hvis ja, skal du have en fleksibel EDI løsning. Læs evt. mere om forskellige fleksible løsninger hos iedi.com.
• Har du brug for at sende elektroniske forsendelsesadvis og generere SSCC labels til dine forsendelser?
  Hvis ja, kan du undersøge om iedi.online og modulet “Barcode labels” er nok for dig. Hvis du ønsker flere funktionaliteter, bør du kigge efter en Enterprise løsning, som du kan læse mere om på iedi.com eller i artiklen “Hvad er EDI?”.
• Har du specielle behov, som f.eks. toldangivelser til SKAT?
  Hvis ja, bør du klart overveje en Enterprise løsning, der tilbyder funktioner skræddersyet til dette behov.
• Vil du modtage PDF og få dem konverteret til EDI?
  Hvis ja, bør du læse mere om modulet “Fra PDF til EDI” som iEDI tilbyder.
• Har du andre konkrete behov, eller kan du ikke finde en løsning, der opfylder alle dine behov?
  Hvis dette er tilfældet, så tag fat i os. Vi har adskillige automatiseringsløsninger, der f.eks. kan automatisere hele dit bogholderi eller integrere EDI i dit eget økonomisystem. Vi giver dig muligheden for at skræddersy dit EDI system. Send os en mail på info@iedi.online.

Samhandel

Hvilken type samhandel ønsker du at automatisere - er det kreditor eller debitor funktioner?
Såfremt det er dine kunder, du ønsker at tilbyde EDI, skal du påregne at kunne sende flere formater.

Nogle kunder ønsker måske OIOUBL ligesom offentlige kunder, andre bruger EDIFACT eller PEPPOL. Du kan læse mere om de forskellige EDI standarder og hvem, som regel, bruger hvad i vores anden guide “Hvad er EDI?”.

Vores anbefaling er:

• Benyt en fleksibel EDI løsning hvis du vil kunne sende ordrer til så mange som muligt
• Undersøg eventuelt hvilket EDI format dine kunder og leverandører bruger, før du bestemmer dig

Ønsker du f.eks. at modtage fakturaer via EDI fra dine leverandører, er der 3 metoder, du kan overveje:

1. Benyt en VANS løsning & kræv af dine leverandører at de skal levere EDI efter dine anvisninger
2. Benyt en fleksibel løsning for at få integreret mange leverandører
3. Benyt en Enterprise løsning hvis du vil have alle integreret

Den første løsning er den billigste, men leverandører har ofte svært ved at levere nøjagtigt dit EDI. Husk på at leverandøren har mange andre kunder, og disse beder sikkert om en anden slags EDI end dig.

Den anden løsning er fleksibel nok til at give dine leverandører større mulighed for valg af EDI. Dette gælder også valg af kommunikationsprotokol, hvor mange vælger den gratis FTP metode.

Den sidste metode er dyrere i drift, men tjener sig selv hjem ved besparelser i interne processer.
Ved at alle leverandører leverer elektroniske bilag, slipper kreditorbogholderiet for at taste disse. Priskontrollen kan også lettes ved at sammenligne EDI’en med den ordre, der udløste fakturaen.

Kompetencer

Efter at have afdækket dine eller virksomhedens behov, er det relevant at kigge på eksisterende kompetencer.

• Kan du ind- og udlæse elektroniske data fra dit økonomisystem i et standard format?
  Hvis ja, genbrug dette og vælg en fleksibel løsning, der kan konvertere til/fra dette format.
• Har du egen IT afdeling med EDI kompetencer?
  Hvis ja, kan du nøjes med en VANS løsning og lade din IT afdeling lave format tilretninger.
• Har du en IT konsulent, der kan kode moduler i dit økonomisystem?
  Hvis ja, vælg en fleksibel løsning og opbyg import/eksport i kommafiler (CSV).
• Har du brug for outsourcing af EDI aktiviteter?
  Hvis ja, er en fleksibel- eller en Enterprise løsning det mest fremtidssikret valg.
• Har du brug for ekstern projektstyring til at opsætte dine partnere (test,mapping,ftp etc.) ?
  Hvis ja, vælg en Enterprise løsning, der indeholder projektstyring.

Vær opmærksom på, at når du lægger en aggressiv EDI politik, belaster du din IT afdeling mere. Det er derfor vigtigt at have det nødvendige personale til rådighed.

Benyt eventuelt en kombination af internt personale med en ekstern EDI konsulent til support.

Hvis du vælger en selvbetjeningsløsning, er det vigtigt at uddanne en eller flere personer til at kunne varetage denne, så virksomheden er dækket i ferie- og sygdomsperioder.

Strategi

Opstil nogle succeskriterier for virksomheden med de muligheder EDI giver.

Her er nogle stikord:

• Hastighed ved EDI
• Automatisk ordrebekræftelse
• Sikkerhed mod tastefejl
• Tidsbesparelse
• Økonomi

Vores generelle råd er:

1. Giv dine kunder nogle valgmuligheder for at integrere med dig - mange kunder handler der hvor det virker.
2. Opret en kravspecifikation inden du kaster dig ud i automatisering af indkøbsprocesser. EDI modtagelse virker kun hvis afsenderen overholder dine krav. Oprethold en klar politik på området og lad gerne dine leverandører skrive under på denne.
3. Husk at EDI er en besparelse- og en effektuering på alle områder. Lad dig ikke slå ud af EDI omkostninger og lignende - få hellere tingene gjort i en fart.
4. Værn om dine EDI kompetencer både interne og eksterne - de er svære at få fat på.

---

Læs også:

Hvad er EDI?
Få dine leverandører i gang med EDI hurtigt og billigt